Certes, suite aux contraintes liées à la pandémie de la Covid-19, les événements en extérieur ne sont plus aussi fréquents qu’il y a quelques mois. L’événementiel, dans sa totalité et sa diversité, a dû s’adapter et se réinventer. Mais il est toujours possible d’organiser des événements en extérieur. Puis, des jours meilleurs viendront sûrement. Alors, autant s’y préparer d’ores et déjà !
Quelles démarches pour un événement en extérieur ?
Lorsqu’il est question d’événements en extérieur, on parle forcément de lieux publics. Ce peut être un parc, une forêt, une rue, un parking ou tout autre lieu spacieux. La première démarche à faire pour organiser un événement en extérieur est donc de demander l’autorisation d’occuper tel ou tel endroit. De toute manière, c’est exigé par la loi. En ces temps de crise sanitaire, pour organiser un événement, peut-être faudra-t-il innover le format de l’événement et la programmation. Oui, aujourd’hui, il n’est pas possible ni permis de se réunir en grand nombre, mais cela ne veut pas dire qu’une fête est condamnée à être moins joyeuse. Un événement sera plus festif si la décoration est bien soignée, si l’aménagement des lieux est minutieusement pensé. Il serait plus intéressant de miser sur du mobilier coloré tout en étant confortable, de placer les chaises face à une magnifique vue, pourquoi pas vers un incomparable coucher de soleil ? Il faut aussi miser sur l’aspect photographique des lieux, en personnalisant autant que possible cet aspect. Il y a peut-être peu de visiteurs à l’événement, mais ceux-ci auront pris les plus beaux clichés qui soient. Le plus important, c’est de veiller à ce que le public présent reparte avec le sentiment d’avoir vécu quelque chose d’exceptionnel, de mémorable. Bien sûr, il ne faut pas oublier de faire respecter les mesures barrières : mise à disposition de gel hydroalcoolique, prise de température à l’entrée, etc.
Confier l’organisation à des professionnels
Pour assurer le succès d’un événement, le mieux à faire est d’en confier l’organisation à des professionnels, notamment si on n’a aucune expérience en la matière. Il ne faut pas oublier que communiquer sur un événement est une démarche prioritaire pour attirer le public cible. Les affichages en ville, les annonces sur les réseaux sociaux peuvent faire beaucoup. Il faut aussi envisager de pratiquer un prix d’entrée faible et même la gratuité pour les clients, si c’est un événement diligenté par une entreprise commerciale. Si vous avez laissé aux mains d’un professionnel la communication sur l’événement, vous pouvez aussi confier à des professionnels l’aménagement et la décoration des lieux, la sécurité, l’animation de l’événement, etc. Si votre équipe veut se charger d’organiser le déroulement de l’événement et l’aménagement des lieux, elle peut juste contacter des professionnels pour louer tout le matériel événementiel. Elle peut notamment contacter Abrifête Île-de-France pour louer une tente événementielle, des chapiteaux de qualité, des pagodes et d’autres structures événementielles (des planchers, des estrades, des tables et chaises, etc.).
Bref, vous pouvez confier tout ou une partie de l’organisation de l’événement à des professionnels de l’événementiel.
